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试论教学秘书工作特点

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下面是小编为大家整理的试论教学秘书工作特点,供大家参考。

试论教学秘书工作特点

  一、教学秘书工作的特点

  1.服务性与协调性

  教学秘书不但肩负着把系、学院及教务处所制定的各项规章制度向系部教师宣传的职责,同时,也负责把教学相关的任务落实到每位学生,确保全校的教学活动正常开展。既下达任务,也广泛征求和听取各教师和学生对教学管理工作的意见和建议,及时把信息和意见反馈给相关领导部门。由此看来,教学秘书是上情下达,下情上报的服务者,即为教师教学和学生学习提供支持帮助,也为院(系)领导决策提供参考信息。身为教学秘书,不可能独自处理所有繁琐的教学事务,还涉及与多部门进行协调沟通。如何在最短时间内利用手上的资源把问题理解清楚,再采用取精去糟的方式,积极地与别的部门联系,有效地解决问题,这需要教学秘书具有良好的沟通与协调能力。

  此外,一旦管理部门所作出的决定和计划等相关事务和院(系)的教学管理事务上存在差异和矛盾时,这就需要高校秘书及时的掌握相关事务,并起到协调或者依据当时情况结合实际的问题,做出应对的措施,并及时上报于上级。达到协调各部门事务上一体化,从而促使所有教学事务有序进行。

  2.繁杂性与严谨性

  教学秘书协助系主任管理日常的教学活动,内容包括:排课、征订教材、收集教学资料、教师工作量统计、检查落实教学计划执行情况、调课情况、停课情况、学生成绩管理、毕业生资格审核、各阶段教学检查、学生评教、教师互评、学生英语四六级、计算机等级考试报名、学籍档案管理、成绩管理、安排考试及监考、各学期考试试卷整理归档等。其他方面包括科研资料管理与存档、教学评估、教学文件的通知与下达及归档、教学情况通报、教务系统相关工作等。如此冗杂的工作,却不允许有一丝错误。做得好,理所当然,默默无闻;一旦稍有疏忽,便会造成教学事故,受到各方谴责。这要求教学秘书有高度的责任心,每一件小事都必须考虑全面,亲自操作,牵一发而动全身。

  3.专业性

  教学秘书,顾名思义是指从事与教学工作相关的具有辅助性质的管理人员,它是教学管理队伍中的基层工作者。但由于种种原因,部分高校对教学秘书的作用认识不足,认为教学秘书是打零工人员。实际上,教学秘书工作涉及面广而繁杂,需要复合型人才才能胜任。教学秘书从事业务工作需要掌握口头表达能力,文书写作能力,沟通能力、公共管理等基础知识。此外,由于经常与学生接触,还应掌握心理学、教育理论知识、本院系专业学术背景、教学规律及教学特点等,并在工作中加以运用,不断总结提高工作水平。同时,需具有一定程度的计算机操作水平,熟练运用教务管理系统,常用办公软件,能精确快速处理教学管理工作,为广大师生提供快捷服务。

  4.应变性

  在日常工作中,经常遇到来自学生和院(系)领导、教师的突发性事情,如临时调课、停课等。这要求教学秘书要时刻保持清醒的头脑,有较强的分析问题的能力,迅速果断地处理这些突发性事故,尽可能在最短时间内把问题解决。同时,应变性也同样运用在处理同事之间和师生之间的关系上,做好沟通的枢纽,使大家能互相理解,成为和谐的整体。

  二、教学秘书工作中存在的问题

  1.工作繁忙,任务重

  教学秘书是教学管理的实施者和组织者,工作内容几乎涉及院系日常教学管理的各个方面,如课表管理、学生选课管理、教师调停课管理、教学任务安排、考务管理、毕业论文(毕业设计)和学位资格审查、教师工作量核算和教学评估管理、档案管理等。除此之外,还包括随时处理突发事件,解答老师和学生的咨询。据不完全统计,教学秘书的日常事务大概百余项,可谓千头万绪。

  2.待遇偏低,队伍人员流动大

  一直以来,教学秘书的岗位没有得到高校领导的重视,普遍认为其工作就是排课、调课、学籍管理、专门负责通知等简单重复性的工作。一言蔽之,就是什么人都可以做,不同于教师岗位,还有专业学历的要求。同时,由于工作太繁琐,以致于都没有计算教学秘书工作量的体系,甚至是无法计算,无法量化。因此,工作的难度和业绩都不易体现出来,导致教学秘书与机关人员一起参加职称评定时,处于相对劣势。另外,教学秘书由于工作任务重,很少甚至不可能有机会参与科研项目,缺少科研成果,也是导致职称评定难得原因之一。教学秘书晋升之路艰难,且工资待遇较低,导致在岗人员想方设法转岗,也是较普遍现象,还使得该队伍人员结构参差不齐,整体素质偏低,严重影响工作质量和效率。

  3.职业声望较低

  教学秘书普遍得不到应有的尊重,部分领导和老师都认为教学秘书就是后勤杂工,可有可无。再加上教学秘书工作属性多为辅助性,工作成果不明显,工作价值模糊,得不到相应的认可和尊重。

  4.岗位职责不明

  教学秘书既从属于教务处,接受教务处的任务安排,同时又服从院系领导的安排,是在双重领导下进行具体的管理工作。这就容易造成同一时间内要接受来自不同上级安排的任务。再加上学校的各个部门、院(系)领导和师生们对教学秘书岗位的不了解,甚至把行政秘书、辅导员、科研秘书等的部分工作或全部工作安排给教学秘书来承担,导致教学秘书的工作更加繁杂。

  5.工作创新能力不够

  随着高校办学规模和学生人数的不断扩大,教学秘书的工作量也随之猛增,个别院校为精简人手,一个系部只安排一位教学秘书。繁重的工作任务使得教学秘书处于高压状态,时刻准备着处理各种事务,根本没有时间去接受培训,知识也根本谈不上更新,更别说创新。在现今社会,现代信息技术是提高管理水平的有效手段,例如各种教务系统,这就需要教学秘书需要有娴熟的计算机理论和网络技术知识。但由于教学秘书都忙于应对繁杂的事务,因此对科技方面的知识更不上社会的进步,新知识的缺乏,造成工作效率的下降。

  三、解决措施

  1.改变观念,重视教学秘书的工作

  高校领导与教师应该充分认识和肯定教学秘书的工作,尊重其在教学管理中的地位,提高其职业认同感和成就感。由于教学秘书的工作需要各部门,包括师生和辅导员的配合,学校有必要为教学秘书建立和谐的人际关系环境,保障教学秘书在整个教学体系中的地位。

  2.建立明确的岗位制度

  首先,健全的体制机制是根本保证,学校应对教学秘书的岗位制定明确的工作职责范围,并纳入学校的规章制度,切实执行。而不得随意将任何后勤的杂事、琐事交由教学秘书处理,模糊教学秘书的身份定位。

  其次,建立合理的教学秘书晋升制度。目前,很多高校的教学秘书的职称评定仍是与教师的要求一致,导致出现职称评定难,薪酬增加难得现象。学校应与实际结合,建立符合教学秘书工作性质的绩效评价体系,并且提高其服务对象学生,在此过程中的参与度。当然,与教学秘书有业务联系的专职教师、行政同事、直接上级领导也应参与对教学秘书的绩效测评,形成360度评估体系,使教学秘书通过综合评估结果真正地认识到自身存在的不足,加强自身建设,提高其工作积极性。

  3.提升教学秘书专业素质

  一般高校都会有定期的教师培养计划,而针对教学秘书的培养支出可谓少之又少,这也是教学秘书缺乏工作热情的重要原因之一。作为教育管理的前线人员,不断提升素质和技能是极有必要。一方面,在招聘教学秘书过程中,要注重对高素质人才的选拔,注重对综合素质的考核,这是教学队伍质量的有力保障。另一方面,对教学秘书的培训,学校应加大投入,定期有组织有计划地进行关于业务技能、服务意识、科研能力、教育心理学等方面的培训。尤其随着当今高校国际化的程度逐渐加深,与国内各大高校甚至国外学府的合作交流频繁,不断吸取先进的教学管理经验,提高教秘的整体水平十分必要,且为迎接愈加专业化的教育环境提供有效的保障。

  4.个人的提高与锻炼

  客观条件的改善是保障,而主观的努力是进步的前提。首先,教学秘书需清楚认识自己的职责,作为教学活动的基层人员,应具备强烈的责任心,服务师生。其次,但又不能满足于应付一般的教学日常工作,而是应该主动学习,学会思考。对于日常性的工作,能总结方法,创新工作思路。善于发现问题,采用新途径、新方法解决问题,由于教学秘书的工作涉及面广,因此还应多学习管理范畴的知识,才能理解相关政策,把理论与实践相结合,更好地适应时代的发展。最后,教学秘书需热爱自己的岗位,学会总结工作经验和不断自省进步,而不是一直埋怨外部环境的恶劣、领导的不重视。通过自身的努力,获得师生、学校领导的尊重与认可。

  5.鼓励科研

  教学秘书由于工作的属性,很难有机会参与教学改革和教学管理方面的科研项目,同时也造成评职称的道路艰难。学校应采取鼓励措施,使教学秘书参与科研。作为教学管理的一线人员,共同探讨学校教学管理的方法,为领导提供相关的意见与建议,互促互赢。

  教学秘书作为教学管理服务人员,他们的作用不可替代。高校应重视对教学秘书的培养,为其发展提供必要的条件,使其全心全意为之奋斗。同时,教学秘书也应不断学习,力争成为服务、沟通、协调、育人、科研都精通的高素质人才。


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